ZorgFlow voor woonzorgcentra
Planning, vorming, meldingen, materiaal, procedures, kwaliteit en cijfers in één platform. Je voert een medewerker één keer in, en elke module gebruikt die gegevens.
Klik zelf rond in een verzonnen woonzorgcentrum. Je hebt er geen account voor nodig.
Lees de handleiding(opent in een nieuw tabblad) · per rol, met schermen uit de app
Documenten
8 documenten · 1 herziening nodig
Evacuatieplan v1
actueelgelezen door 51%
GDPR en beeldmateriaal v1
actueelgelezen door 85%
HACCP-plan grootkeuken v2
actueelgelezen door 50%
Medicatiebeleid v7
herziening nodiggelezen door 65%
Noodprocedure liftstoring v1
actueelgelezen door 86%
Voor wie
- Woonzorgcentra, zorggroepen, assistentiewoningen en dagverzorgingscentra
- Organisaties zonder eigen IT-afdeling die niet vijf losse pakketten willen
- Voor directie, hoofdverpleegkundigen, HR en vorming, technische dienst en de werkvloer, elk met de rechten die bij hun rol horen
Het probleem
De procedures staan in een map op de schijf, de attesten in een Excel van de vormingsverantwoordelijke, de afwezigheden in de planning, de defecte tillift in een mail aan de technische dienst. Dezelfde medewerker staat in vijf lijsten, en ze spreken elkaar tegen.
Wie een rapport moet maken, begint met overtikken. Wie een vervanger zoekt, weet niet wie de juiste vorming heeft. Bij een inspectie begint het zoeken. Meestal doet iedereen zijn werk goed, maar het werk bestaat uit te veel losse stappen en niemand heeft het overzicht.
Modules
Zeven modules op één basis
Je kan elke module apart activeren. Ze gebruiken allemaal dezelfde centrale gegevens, dus je voert niets dubbel in en alle rapportage komt uit één plek.
Module 1 van 7
Planning
Rooster, afwezigheden, vervangingen en de werkvloer.
- Weekrooster per shift of per medewerker
- Afwezigheden registreren zonder medische details
- Open vervangingen met geschikte kandidaten
Module 2 van 7
Vorming
Vormingen, attesten en competenties.
- Verplichte vormingen per functie, met geldigheid
- Sessies plannen, aanwezigheden afvinken, attest als pdf
- Signalen vóór een attest verloopt
Module 3 van 7
Meldingen
Meldingen voor de technische dienst en facilitaire opvolging.
- Een melding maken in een halve minuut, via een QR-code op het toestel
- Bord voor de technische dienst met prioriteit en deadline
- De melder krijgt bericht zodra het opgelost is
Module 4 van 7
Materiaal en installaties
Hulpmiddelen, tilliften, installaties, keuringen en onderhoud.
- Hulpmiddelen en tilliften met hun status
- Onderhoud dat zichzelf opnieuw inplant
- Defect materiaal wordt vanzelf een melding
Module 5 van 7
Procedures
Procedures, versies en wie ze gelezen heeft.
- Procedures publiceren voor bepaalde functies
- Leesbevestiging met één knop, leesgraad per document
- Een nieuwe versie start de opvolging opnieuw
Module 6 van 7
Kwaliteit
Acties uit inspecties, audits en overleg.
- Actiepunten met verantwoordelijke en deadline
- Bewijsstukken bij elke actie
- Niemand keurt zijn eigen actie goed
Module 7 van 7
Cijfers
Kerncijfers uit alle modules, zonder herinvoer.
- Zeventien kerncijfers met je eigen doelwaarden
- Vergelijking met de vorige maand, met de trend erbij
- Doorklikken per site en afdeling
Schermafbeeldingen uit de demo, met verzonnen gegevens. Probeer het zelf (opent in een nieuw tabblad).
Hoe de modules samenwerken
- Een geregistreerde competentie bepaalt mee wie een geschikte vervanger is voor een open shift.
- Afwezigheden en vervangingen komen vanzelf in de cijfers terecht, zonder extra rapportagewerk.
- Defect materiaal maakt automatisch een ticket aan bij de technische dienst.
- Bij een nieuwe versie van een procedure begint de leesbevestiging opnieuw, zodat je ziet wie ze nog moet lezen.
- Komt dezelfde keuringsopmerking binnen twee jaar terug, dan stelt ZorgFlow een structurele verbeteractie voor.
Wat het doet
Wat ZorgFlow voor je doet
Eén centrale medewerkerslijst
Medewerkers, afdelingen, functies, contracten en FTE staan maar op één plek. Elke module haalt ze daar.
Modules naar keuze
Je activeert alleen wat je nodig hebt en breidt uit wanneer je er klaar voor bent.
Rechten per rol en afdeling
Wie wat mag zien, ligt vast in de databank zelf, niet alleen in het scherm.
Statussen die altijd kloppen
Of een attest verlopen is of een shift onderbezet, berekent ZorgFlow telkens opnieuw. Niemand moet dat met de hand bijhouden.
Volledig auditlogboek
Je ziet wie wat wanneer deed. Gevalideerde registraties worden nooit overschreven.
Elke organisatie apart
De gegevens van elke organisatie staan volledig los van die van andere organisaties.
Wat het niet doet
ZorgFlow is geen elektronisch zorgdossier en vervangt er ook geen. Er komen geen medische gegevens van bewoners in, en afwezigheden worden geregistreerd zonder medische details. ZorgFlow ondersteunt de organisatie rond het zorgdossier.
Praktisch
- Je start met één pilootmodule, bijvoorbeeld vorming, afwezigheden of meldingen.
- Sites, afdelingen en medewerkers richten we samen in. Daarna test een klein team de module.
- Na een evaluatie beslis je zelf of en wanneer een volgende module erbij komt.
- De gegevens staan in Frankfurt, in de Europese Unie.
Prijs
Je kan ZorgFlow drie maanden uitproberen aan €99 per maand, met alle modules.
Abonnement, per huis
Daarna hangt het bedrag af van de modules die je gebruikt en de grootte van je huis. Heb je meerdere huizen, dan betaalt het duurste de volle prijs en gaat er 15% af vanaf het tweede en 25% vanaf het zesde. Je krijgt het in een schriftelijk voorstel.
Bedragen exclusief 21% btw.
Gratis gidsen
Eerst zelf nalezen?
- RekentoolZorgnormcalculator: hoeveel zorgpersoneel vraagt jouw bewonersmix?Vul per zorgprofiel het aantal bewoners in en zie meteen de vereiste FTE per functie, en hoeveel maximaal gefinancierd wordt.Naar de rekentool
- GidsEen zorgkracht uit het buitenland aanwerven: het stappenplanVan diploma tot eerste werkdag: welke stappen, bij welke instantie, wie aan zet is, en wat je onderweg bijhoudt.Bekijk de gids
- GidsEen goed stagebeleid in een woonzorgcentrumVan capaciteit en mentoren tot welzijn op het werk en de stap naar een contract: wat een stagebeleid regelt.Bekijk de gids
- GidsDe keuringskalender van een woonzorgcentrumWelke installaties je moet laten controleren, hoe vaak, door wie, en wat je in het veiligheidsregister bewaart.Bekijk de gids
- GidsDe vormingskalender van een woonzorgcentrumWelke vormingen en attesten in een woonzorgcentrum verplicht zijn, per functie, hoe vaak, en welk bewijs je bijhoudt.Bekijk de gids
- GidsDe procedures van een woonzorgcentrum, en hoe je toont dat ze gekend zijnWelke procedures de erkenningsnormen van een woonzorgcentrum vragen, wat er minstens in moet, hoe vaak je ze herziet en hoe je aantoont dat medewerkers ze kennen.Bekijk de gids
- GidsInspectieklaar: hoe Zorginspectie een woonzorgcentrum bekijkt, en wat je klaar wil hebbenHoe een inspectie verloopt, wat Zorginspectie per module nakijkt, welk bewijs je klaar hebt, en wat er na het verslag van je verwacht wordt.Bekijk de gids
- GidsKwaliteitsindicatoren in een woonzorgcentrum: meten, registreren en verbeterenWelke indicatoren het VIKZ in woonzorgcentra meet, en hoe de meting verandert met BelRAI LTCF. Waar de resultaten verschijnen, en hoe je van een cijfer naar een verbeteractie gaat.Bekijk de gids
- GidsTwaalf cijfers die een directie van een woonzorgcentrum elke maand wil zienPer cijfer: wat het is, hoe je het berekent, waar de gegevens vandaan komen, wanneer het een signaal is en waar het misloopt.Bekijk de gids
- RekentoolWat kost een vertrekkende zorgmedewerker?Vul je eigen loonkost, vacatureduur en vervanging in, en zie wat één vertrek kost en wat het verloop je per jaar kost.Naar de rekentool
- RekentoolDigitale zelfscan voor woonzorgcentra: waar staat jouw organisatie?Vijftien vragen over zes domeinen, van planning tot keuringen. Je ziet per domein waar je staat en wat een haalbare volgende stap is.Naar de rekentool
- GidsRoosteren in een woonzorgcentrum: de regels voor arbeidstijd en rust (PC 330)De grenzen die elk rooster moet respecteren: rusttijd, langste dag en week, het gemiddelde, pauzes, zondag en nacht, bekendmaking, overuren en de eindeloopbaanuren.Bekijk de gids
- GidsOnthaal van een nieuwe medewerker in een woonzorgcentrum: de eerste dag, week en maandWat wettelijk moet bij de start van een nieuwe medewerker. Met een checklist voor de eerste dag, week en maand, en het gesprek na drie maanden.Bekijk de gids
- GidsVrijheidsbeperkende maatregelen in een woonzorgcentrum: beleid, registratie en afbouwWat telt als vrijheidsbeperkende maatregel, wat de erkenningsnormen en Zorginspectie vragen, en hoe je beslist, registreert, evalueert en afbouwt.Bekijk de gids
- GidsPrivacy op de werkvloer van een woonzorgcentrum: WhatsApp, foto's en papieren lijstenWaar privacy in een woonzorgcentrum in de praktijk misloopt, wat de AVG en de Gegevensbeschermingsautoriteit vragen, en vijf afspraken die je deze maand kan maken.Bekijk de gids
Zien hoe ZorgFlow bij jullie zou werken?
In een demo toon ik het met voorbeelden uit een organisatie zoals de jouwe. Het gesprek is vrijblijvend.