Ga naar de inhoud
De Sutter Digital Care

De procedures van een woonzorgcentrum, en hoe je toont dat ze gekend zijn

Welke procedures de erkenningsnormen van een woonzorgcentrum vragen, wat er minstens in moet, hoe vaak je ze herziet en hoe je aantoont dat medewerkers ze kennen.

Voor directie, kwaliteitscoördinatoren, hoofdverpleegkundigen en teamverantwoordelijken van woonzorgcentra in Vlaanderen. Versie 1.0, 22 september 2026.

Ontvang de gids als pdf

Waarom

Een woonzorgcentrum moet een kwaliteitshandboek hebben met minstens achttien beschreven procedures, en daarnaast een beleid rond zestien thema's, met procedures waar dat nodig is. Die lijst staat in bijlage 11 van het Woonzorgbesluit. Andere procedures staan elders: grensoverschrijdend gedrag in het besluit zelf, brand en evacuatie in de brandveiligheidsnormen.

Meestal bestaan de procedures wel. Ze staan in een map op de schijf, in verschillende versies, en niemand weet nog welke geldt. De erkenningsnorm vraagt dat ze in overeenstemming zijn met de praktijk, en de inspecteur praat met medewerkers en kijkt rond. Een procedure die niemand kent, telt dan niet. Deze gids zet op een rij welke procedures gevraagd worden, wat er minstens in moet, en hoe je aantoont dat ze gekend zijn.

Een voorproef

De procedures die het vaakst naast de praktijk gelegd worden

  • 1. Vrijheidsbeperkende maatregelen

    Verplicht als procedure in het kwaliteitshandboek (artikel 25, 1°, c) en als beleid (artikel 26, 5°). Het verslagsjabloon van Zorginspectie noemt wat er minstens in staat. Dat zijn een definitie van fysieke vrijheidsbeperkende maatregelen, de stappen in de beslissing met het onderzoeken van oorzaken en het overwegen van alternatieven, het overleg met de bewoner of familie, en de wijze en periodiciteit van de evaluatie. De afspraken per bewoner staan in het woonzorgleefplan (artikel 30, 2°, e).

    Wat je bijhoudt: Beheer: de kwaliteitscoördinator, samen met de coördinerend en raadgevend arts (CRA). Herziening: de regelgeving geeft geen termijn. Een goede praktijk is een vaste datum, en een herziening na elke inspectievaststelling. Aantonen: medewerkers kunnen uitleggen welke stappen ze volgen voor ze een maatregel voorstellen, en in het woonzorgleefplan staan de afspraken en de evaluaties.

    Waar het misloopt: De procedure bestaat, maar wordt in de praktijk niet toegepast. Zorginspectie noteert dat als vaststelling, met verwijzing naar artikel 26.

  • 2. Grensoverschrijdend gedrag

    Het woonzorgcentrum heeft een geschreven referentiekader voor elke vorm van grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van bewoners, en een procedure voor preventie, detectie en gepaste reactie. In die procedure zit een registratiesysteem met geanonimiseerde gegevens. Elk geval wordt geanonimiseerd gemeld aan de administratie, met het formulier dat die daarvoor ter beschikking stelt (artikel 10, §1 van het besluit). Ernstige gebeurtenissen meld je onmiddellijk, zonder persoonsgegevens (artikel 10, §2). De procedure staat ook in het kwaliteitshandboek en in de afsprakennota.

    Wat je bijhoudt: Beheer: directie en kwaliteitscoördinator. Herziening: geen termijn in de regelgeving. Een goede praktijk is een jaarlijkse bespreking van de geanonimiseerde registraties, met een herziening als daar een patroon uit blijkt. Aantonen: medewerkers weten bij wie ze een vermoeden melden, en de registratie en de meldingen aan de administratie zijn terug te vinden.

    Waar het misloopt: Er is een procedure, maar geen registratie, of de geanonimiseerde melding aan de administratie gebeurt niet.

  • 3. Klachten en de analyse ervan

    Het woonzorgcentrum werkt een klachtenprocedure uit, maakt die bekend op de website of in de onthaalbrochure en wijst een klachtenbehandelaar aan. Klachten kunnen mondeling en schriftelijk. De procedure bepaalt een termijn voor feedback, en het gevolg wordt rechtstreeks aan de indiener meegedeeld. Op basis van een periodieke analyse formuleer je correctieve en preventieve maatregelen (artikel 42 van bijlage 11). Het kwaliteitshandboek bevat zowel de klachtenprocedure als de procedure om van een klachtenanalyse tot maatregelen te komen (artikel 25, 1°, g en h).

    Wat je bijhoudt: Beheer: de klachtenbehandelaar. Herziening: geen termijn. Aantonen: de geanonimiseerde verzameling klachten, die de administratie mag inkijken, en de maatregelen die uit de analyse volgden. Medewerkers weten naar wie ze een klacht doorverwijzen.

    Waar het misloopt: De termijn voor feedback staat niet in de procedure, of wordt niet gehaald. Zorginspectie kijkt daar expliciet naar.

En nog 9 punten in de volledige gids.

Gratis

Ontvang de volledige gids

Je krijgt meteen een mail met een link naar de pdf. Die link werkt dertig dagen.

Hierheen stuur ik de pdf.

Ik gebruik je gegevens om je de gids te sturen en, als je dat aanvinkt, één opvolgmail. Zie het privacybeleid.

Zo doet ZorgFlow dat

In de module Procedures publiceer je een procedure voor alle medewerkers of enkel voor bepaalde functies. Medewerkers bevestigen met één knop dat ze de procedure gelezen hebben. Per procedure zie je wie ze gelezen heeft en wanneer, en wie nog niet, en je stuurt die laatsten een herinnering. Een nieuwe versie start de opvolging opnieuw. De bevestigingen van oudere versies blijven bewaard en kunnen niet aangepast of gewist worden.

Elke procedure heeft een eigenaar en een herzieningsdatum. Is die verstreken, dan krijgen de eigenaar en wie kwaliteit beheert een melding. Het inspectiedossier toont hoeveel procedures er gepubliceerd zijn, hoeveel er op herziening wachten en de gemiddelde leesgraad, en de leesstatus exporteer je als csv. Verbeterpunten uit een inspectieverslag of klachtenanalyse volg je op in de module Kwaliteit, met een verantwoordelijke, een deadline en een bewijsstuk.

Meer over ZorgFlow Probeer de demo (opent in een nieuw tabblad)Kennismaken met ZorgFlow (opent in een nieuw tabblad)

Bronnen

Deze gids volgt de erkenningsnormen en het verslagsjabloon van Zorginspectie zoals ze op 22 september 2026 golden. Ze is een samenvatting, geen juridisch advies. Laat je kwaliteitshandboek toetsen door je koepelorganisatie of een kwaliteitsadviseur.