Ga naar de inhoud
De Sutter Digital Care

Twaalf cijfers die een directie van een woonzorgcentrum elke maand wil zien

Per cijfer: wat het is, hoe je het berekent, waar de gegevens vandaan komen, wanneer het een signaal is en waar het misloopt.

Voor directie, HR, hoofdverpleegkundigen, kwaliteitscoördinatoren en technische dienst van woonzorgcentra die maandelijks samen de stand van zaken bekijken. Versie 1.0, 22 september 2026.

Ontvang de gids als pdf

Waarom

Een directie neemt elke maand beslissingen over personeel, vorming, het gebouw en kwaliteit. Wat ze daarvoor nodig heeft, zit verspreid: het verzuim bij het sociaal secretariaat, de attesten in een Excel van de vormingsverantwoordelijke, de keuringen in een map van de technische dienst, de verbeteracties in een verslag van het kwaliteitsoverleg.

Wie de cijfers dan toch samenlegt, merkt dat ze elke maand anders berekend worden, of dat niemand weet wat een goede waarde is. Een cijfer zonder vaste definitie en zonder verloop over enkele maanden zegt weinig. Deze gids kiest twaalf cijfers, en geeft per cijfer de formule, de bron van de gegevens en het signaal waar je op let.

Een voorproef

Personeel: zes cijfers

  • 1. Ziekteverzuim, opgesplitst in kort, middellang en lang

    Het verzuimpercentage is het aantal werkdagen afwezig door ziekte of privéongeval, maal 100, gedeeld door het aantal te presteren werkdagen in dezelfde periode. Securex splitst de afwezigheidsdagen op naar het deel van de afwezigheid waarin ze vallen: de eerste maand (kort), de tweede tot twaalfde maand (middellang) en vanaf de dertiende maand (lang). Ter vergelijking: volgens Securex was in de private sector op een gemiddelde werkdag in 2025 8,09% van de werknemers afwezig door ziekte, waarvan 2,43% kort, 2,30% middellang en 3,35% langer dan een jaar. Een signaal: kort verzuim dat drie maanden na elkaar stijgt, of een afdeling die duidelijk boven de rest uitkomt.

    Wat je bijhoudt: De afwezigheden per medewerker met begin- en einddatum en het type (ziekte, verlof, opleiding), zonder medische details. De te presteren dagen haal je uit de contracten en het arbeidsregime. Securex telt 261 te presteren dagen per jaar voor een voltijdse, rekent feest- en vakantiedagen mee als te presteren, en telt voor deeltijders en wie zes of zeven dagen per week werkt het aantal dagen waarop ze moeten werken.

    Waar het misloopt: Elke maand een andere noemer: de ene keer koppen, de andere keer FTE, met of zonder weekends. Kies één definitie, schrijf ze op, en vergelijk enkel cijfers die op dezelfde manier berekend zijn.

  • 2. De Bradford-factor: vaak en kort afwezig

    De Bradford-factor is S × S × D: het aantal afzonderlijke afwezigheden in het kwadraat, maal het totaal aantal afwezigheidsdagen, meestal over twaalf maanden. Wie één keer tien dagen ziek is, scoort 1 × 1 × 10 = 10. Wie tien keer één dag ziek is, scoort 10 × 10 × 10 = 1.000. Het cijfer maakt zichtbaar wat vaak kort verzuim met de planning doet: elke onverwachte afwezigheid is een shift die op het laatste moment ingevuld moet worden. Een signaal: een score die sterk stijgt tegenover het jaar ervoor.

    Wat je bijhoudt: Per medewerker het aantal nieuw begonnen afwezigheidsperiodes en het aantal afwezigheidsdagen over de voorbije twaalf maanden. Een verlenging of herval telt niet als nieuwe periode.

    Waar het misloopt: De score gebruiken als oordeel. De factor houdt geen rekening met de reden van de afwezigheid. Gebruik hem om een gesprek te beginnen, niet om te sanctioneren, en bespreek hem niet in een groep waar mensen herkenbaar zijn.

  • 3. Personeelsverloop, vrijwillig en onvrijwillig

    Securex berekent het verloop als het aantal werknemers met een contract van onbepaalde duur dat in de periode vertrok, maal 100, gedeeld door het gemiddeld aantal werknemers per maand met zo'n contract. Vrijwillig (de werknemer neemt het initiatief), onvrijwillig (de werkgever neemt het initiatief) en pensioen of overlijden tel je apart. In de white paper over 2023 was de totale uitstroom in de private sector 17,57% en de vrijwillige 10,95%, in Vlaanderen 11,5% vrijwillig (bedrijven met minder dan 1.000 werknemers). Voor 2025 meldde Securex een vrijwillige uitstroom van 9,61%. Een signaal: vertrekken in het eerste halfjaar na de aanwerving, of meerdere vertrekken uit dezelfde afdeling.

    Wat je bijhoudt: Per vertrek de datum, het soort contract, de afdeling, de anciënniteit en wie het initiatief nam. Het gemiddeld aantal werknemers per maand haal je uit de contracten.

    Waar het misloopt: Enkel het totaal bekijken. Tien pensioneringen en tien vrijwillige vertrekken geven hetzelfde totaal, maar vragen een heel ander antwoord. Wat een vertrek kost, reken je uit met de gids Wat kost een vertrekkende zorgmedewerker?

En nog 3 punten in de volledige gids.

Hoe snel heb jij je cijfers?

Twaalf vragen, een per cijfer uit deze gids. Antwoord eerlijk: kan je dit cijfer vandaag binnen vijf minuten opvragen, zonder iemand te bellen of iets over te tikken?

Nee:
Dit cijfer hebben we niet, of het kost meer dan een halve dag.
Deels:
Het kan, maar ik moet iemand vragen, iets samenvoegen, of het is niet actueel.
Ja:
Ik open één scherm of bestand en het cijfer staat er, voor deze maand.
  1. 1. Kan je binnen vijf minuten opvragen: het ziekteverzuim van vorige maand, per afdeling en opgesplitst in kort en lang verzuim?
  2. 2. Kan je binnen vijf minuten opvragen: welke medewerkers de voorbije twaalf maanden vaak kort afwezig waren (de Bradford-factor)?
  3. 3. Kan je binnen vijf minuten opvragen: hoeveel medewerkers het voorbije jaar vertrokken, en wie daarvan zelf ontslag nam?
  4. 4. Kan je binnen vijf minuten opvragen: per normcategorie de werkelijke FTE naast de vereiste FTE volgens je bewonersmix?
  5. 5. Kan je binnen vijf minuten opvragen: hoeveel shiften deze week nog open staan of onderbezet zijn?
  6. 6. Kan je binnen vijf minuten opvragen: hoeveel uren interim en flexi je vorige maand inzette, per afdeling?
  7. 7. Kan je binnen vijf minuten opvragen: welk deel van de verplichte vormingen vandaag in orde is, en welke attesten de komende twee maanden vervallen?
  8. 8. Kan je binnen vijf minuten opvragen: hoeveel vormingsuren per FTE je dit jaar al realiseerde?
  9. 9. Kan je binnen vijf minuten opvragen: hoeveel meldingen bij de technische dienst open staan, en hoe lang ze gemiddeld openstaan?
  10. 10. Kan je binnen vijf minuten opvragen: welke wettelijke keuringen verlopen zijn of deze maand moeten gebeuren?
  11. 11. Kan je binnen vijf minuten opvragen: welke verbeteracties uit de laatste inspectie of audit nog open staan of over tijd zijn?
  12. 12. Kan je binnen vijf minuten opvragen: welk deel van de medewerkers de laatste versie van een procedure gelezen heeft?

Nog 12 vragen.

Gratis

Ontvang de volledige gids

Je krijgt meteen een mail met een link naar de pdf. Die link werkt dertig dagen.

Hierheen stuur ik de pdf.

Ik gebruik je gegevens om je de gids te sturen en, als je dat aanvinkt, één opvolgmail. Zie het privacybeleid.

Gratis hulp

Gratis hulp van de overheid en partners

Wat al bestaat, hoef je niet zelf te maken: sjablonen, overzichten en informatie van de overheid, de sector en andere partners.

Zo doet ZorgFlow dat

Negen van de twaalf cijfers uit deze gids berekent ZorgFlow uit de gegevens die al in de modules staan, zonder dat iemand iets overtikt: het ziekteverzuim per afdeling, open vervangingen en onderbezette shiften, werkelijke FTE naast de zorgnorm, verplichte vormingen in orde met de verlopen en bijna vervallen attesten, vormingsuren per medewerker, open meldingen met de gemiddelde en mediane oplostijd, keuringen op tijd, kwaliteitsacties op tijd en de leesgraad van procedures.

De meeste staan samen in de module Cijfers, de andere in de rapportage van hun module. In Cijfers stel je per kerncijfer een doel in, en de tegel kleurt groen, oranje of rood. Na afloop van elke maand legt ZorgFlow de cijfers van die maand automatisch vast, zodat ze achteraf niet meer veranderen, en je ziet het verschil met de vorige maand. Het verzuim telt ZorgFlow op de werkdagen van maandag tot vrijdag, zonder opsplitsing in kort en lang: leg het dus niet zonder meer naast de Securex-cijfers. Het personeelsverloop, de Bradford-factor, de interim-uren en de bezettingsgraad berekent ZorgFlow vandaag niet. ZorgFlow is geen zorgdossier: afwezigheden staan erin zonder medische details, en de bewonersmix zonder namen.

Meer over ZorgFlow Probeer de demo (opent in een nieuw tabblad)Kennismaken met ZorgFlow (opent in een nieuw tabblad)

Bronnen

Momentopname van 22 september 2026. De formules volgen de methode van Securex en de wet op het individueel opleidingsrecht zoals ze op die datum golden. De vergelijkingscijfers gaan over de private sector in het algemeen, niet specifiek over woonzorgcentra. Geen juridisch advies: laat de berekening van verzuim en verloop toetsen door je sociaal secretariaat.