Digitale zelfscan voor woonzorgcentra: waar staat jouw organisatie?

Digitaliseren zonder je zorgdossier te vervangen

Het zorgdossier gaat over de bewoner: zorgplan, medicatie, observaties. De zes domeinen in deze scan gaan over de organisatie errond: wie werkt er, wie mag wat, wat moet gekeurd worden, welke procedures en acties lopen. Die gegevens horen niet in het zorgdossier, en medische gegevens van bewoners niet in je personeels- of kwaliteitssysteem.

Ook voor medewerkers geldt een grens: een werkgever heeft geen toegang tot de diagnose van een zieke medewerker. Het deel van het medisch attest voor de werkgever vermeldt enkel de reden in algemene termen, zoals ziekte of ongeval, en de vermoedelijke duur. Registreer afwezigheden dus zonder medische details.

Begin niet met een groot project. Kies het domein met de laagste score of het grootste risico, en maak daar één lijst die de andere vervangt. Pas als die lijst gebruikt wordt, komt het volgende domein.

Personeel en planning

Op papier of in Excel: het rooster staat in een spreadsheet per afdeling, en afwezigheden komen binnen per telefoon of sms. Wie een vervanger zoekt, belt een lijst af. De werkelijke FTE ken je pas als het sociaal secretariaat een overzicht stuurt.

Deels: er is een planningsprogramma, maar afwezigheden en vervangingen worden er niet altijd in aangepast. Contracten en FTE staan in een andere lijst dan het rooster.

Op orde: medewerkers, contracten en FTE staan op één plek. Een afwezigheid wordt geregistreerd zonder medische details, en een open shift toont meteen wie geschikt en beschikbaar is. Je ziet de werkelijke FTE naast de zorgnorm.

Vorming

Op papier of in Excel: aanwezigheidslijsten op papier, attesten in een map, en een Excel die één persoon bijhoudt. Dat een attest verlopen is, merk je als iemand ernaar vraagt.

Deels: er is een lijst van vormingen per medewerker, maar niet per functie wat verplicht is. Vormingsuren tel je aan het einde van het jaar met de hand.

Op orde: per functie staat vast welke vormingen verplicht zijn en hoe lang ze geldig zijn, je ziet vooraf welke attesten vervallen, en de vormingsuren tellen vanzelf op. In organisaties met minstens 20 werknemers heeft een voltijdse werknemer sinds 2024 recht op 5 opleidingsdagen per jaar, tenzij een sectorakkoord een lager aantal vastlegt (minstens 2). Ook dat toon je dan aan.

Installaties en keuringen

Op papier of in Excel: de keuringsdata staan in de agenda van de technische dienst. Meldingen komen binnen op briefjes of mondeling, en de attesten van de keurders zitten in een kast.

Deels: er is een lijst met keuringen en hun volgende datum, maar opmerkingen van keurders worden niet apart opgevolgd. Meldingen komen per mail binnen, zonder prioriteit of deadline.

Op orde: elke installatie heeft haar keuringen met de wettelijke termijn, zoals die voor de brandveiligheid in het besluit van 26 april 2024 staat; de gids over de keuringskalender zet ze op een rij. Na een keuring wordt de volgende ingepland, en elke opmerking van een keurder wordt opgevolgd tot ze opgelost is. Het veiligheidsregister ligt klaar, en meldingen hebben een prioriteit, een deadline en een status.

Procedures

Op papier of in Excel: procedures in een map op de afdeling of op een gedeelde schijf, met meerdere versies door elkaar. Niemand weet wie de laatste versie gelezen heeft.

Deels: er is één plek met de geldende versies, maar een nieuwe versie wordt per mail aangekondigd, zonder bevestiging.

Op orde: elke procedure heeft een versie, een doelgroep en een herzieningsdatum. Medewerkers bevestigen dat ze de huidige versie gelezen hebben, en een nieuwe versie start die opvolging opnieuw.

Kwaliteit en inspectie

Op papier of in Excel: verbeteracties staan in verslagen van vergaderingen. Na een inspectie wordt een plan gemaakt, maar niemand volgt op of alles afgerond is.

Deels: er is een actielijst met verantwoordelijken, maar zonder deadlines of bewijsstukken, en wie de actie uitvoert, vinkt ze ook zelf af.

Op orde: elke actie heeft een bron, een verantwoordelijke, een deadline en een bewijsstuk, en iemand anders keurt de afronding goed. Na een inspectie vraagt de afdeling Woonzorg van het Departement Zorg bij tekorten minstens een remediëringsplan, en gaat het na of de maatregelen uitgevoerd zijn. Dat plan kan je dan meteen opvolgen.

Cijfers

Op papier of in Excel: cijfers worden samengelegd als iemand erom vraagt, uit verschillende lijsten, en elke keer iets anders berekend.

Deels: er is een maandrapport, maar het maken ervan kost dagen, en de definities staan nergens.

Op orde: de kerncijfers komen uit de gegevens die al bestaan, zonder overtikken. Elk cijfer heeft een vaste definitie, een doel en een eigenaar, en je ziet het verloop per maand en per afdeling. De gids "Twaalf cijfers die een directie van een woonzorgcentrum elke maand wil zien" helpt je kiezen.

Wat een inspecteur wil kunnen zien

Zorginspectie streeft ernaar elk erkend woonzorgcentrum om de 4 jaar te inspecteren. De inspecties zijn in principe niet aangekondigd, en kunnen ook 's avonds, 's nachts of in het weekend plaatsvinden.

De inspecteur baseert zich op observaties, inzage in documenten en gesprekken met bewoners, familie en medewerkers. Wat je op dat moment niet vindt, bestaat voor de inspectie niet.

Blijven tekorten na een inspectie bestaan, dan kan het Departement Zorg een aanmaning met verhoogd toezicht opleggen of de erkenning schorsen. Het kan ook een administratieve geldboete tussen 2.500 en 25.000 euro opleggen, een voorlopig bewindvoerder laten aanstellen of de erkenning intrekken.

De fouten die het vaakst gemaakt worden

Alles tegelijk willen digitaliseren, en na een half jaar nergens verder staan.

Een nieuw systeem invoeren naast de oude Excel, zodat er twee waarheden zijn.

Medische gegevens van bewoners of medewerkers in een systeem zetten dat daar niet voor bedoeld is.

Digitaliseren zonder de werkvloer: als een melding maken langer duurt dan een briefje, blijft het briefje.

Een systeem kiezen zonder na te gaan wie welke gegevens mag zien.